Inspirerende vergaderruimte creëren
Een inspirerende vergaderruimte kan het verschil maken tussen een saaie en een productieve vergadering. Het is daarom belangrijk om tijd te besteden aan het creëren van een omgeving, die stimulerend werkt en bijdraagt aan de creativiteit en productiviteit van de deelnemers. Hieronder vind je enkele tips om een inspirerende vergaderruimte te creëren.
1. Denk na over de locatie en de indeling van de ruimte.
Kies een vaste ruimte op een centrale plek, die goed bereikbaar is. Iedere medewerker moet de vergaderruimte gemakkelijk kunnen vinden. De indeling van de ruimte is ook van belang. Zorg ervoor dat er voldoende ruimte is voor alle deelnemers en dat de stoelen en tafels gemakkelijk kunnen worden verplaatst. 
2. Creëer een rustige omgeving.
Een rustige omgeving draagt bij aan de concentratie en productiviteit tijdens een vergadering. Zorg er daarom voor dat de ruimte vrij is van afleidingen, zoals harde geluiden of rommelige hoeken. Heeft jouw vergaderruimte grote ramen? Je kunt er ook voor kiezen om transparante ramen af te plakken met plakfolie, zodat langslopende collega’s geen bron van afleiding vormen. Daarnaast is het belangrijke om vergaderruimtes goed te isoleren. Dit kan met akoestische wanden en plafonds. Hoe meer geluidsdicht, hoe meer gefocust de vergaderingen zullen plaatsvinden.
3. Kies voor stimulerende kleuren.
Kleuren hebben een grote invloed op onze gemoedstoestand en kunnen bijdragen aan de inspiratie tijdens een vergadering. Kies voor kleuren die stimulerend werken, zoals groen, blauw en geel. Groen is een kleur die vaak geassocieerd wordt met groei, creativiteit en vernieuwing. Blauw daarentegen wordt geassocieerd met rust, focus en concentratie. Geel staat bekend als een kleur die een gevoel van energie en optimisme opwekt. Kortom, kleurgebruik kan een belangrijke rol spelen in het creëren van een inspirerende vergaderomgeving.
4. Zorg voor comfortabele stoelen.
Comfortabele vergaderstoelen zijn van groot belang tijdens een vergadering. Niets is zo vervelend als een vergaderstoel, die niet lekker zit. Zorg er daarom voor, dat de stoelen ergonomisch zijn en goed passen bij de vergadertafels. Denk ook eens aan staand vergaderen. Staand vergaderen is meestal een stuk efficiënter, iedereen blijf actief en er is meer focus. Vaak duren vergaderingen, die staand plaats vinden minder lang. 
5. Maak gebruik van visuele hulpmiddelen.
Visuele hulpmiddelen, zoals een digibord, whiteboard of flip-over kunnen bijdragen aan een inspirerende vergadering. Hiermee kunnen ideeën visueel worden gemaakt en kan er gemakkelijk worden samengewerkt. Daarnaast is een goede internetverbinding en goed geluid voor eventueel overleg via teams belangrijk om op orde te hebben.
6. Zorg voor de juiste verlichting.
Een goede verlichting is essentieel voor een inspirerende vergaderruimte. Zorg voor voldoende natuurlijk licht en gebruik, indien nodig, extra lampen om donkere hoeken te verlichten. Probeer ook te vermijden dat de verlichting te fel is, want dit kan vermoeiend zijn voor de ogen. In verband met duurzaamheid wordt vaak gekozen voor ledverlichting met een sensor. Wordt er geen gebruik gemaakt van de vergaderruimte, brandt er geen verlichting. Zodra iemand de vergaderruimte betreedt, springt de verlichting aan. 
7. Zorg voor groen in de ruimte.
Planten hebben een positief effect op ons welzijn en kunnen bijdragen aan een ontspannen en inspirerende sfeer. Zet enkele planten neer in de vergaderruimte om een natuurlijke en rustgevende uitstraling te creëren. Denk bijvoorbeeld aan een mummieplant: Longifolia. Echte planten, die weinig onderhoud nodig hebben. De vloeistof in de mummieplanten is milieuvriendelijk en afbreekbaar. Je kunt er ook voor kiezen om één wand volledig te bedekken met planten. Dit brengt sfeer in jouw vergaderruimte.
Door deze tips toe te passen, kun je een inspirerende vergaderruimte creëren, die bijdraagt aan een productieve en succesvolle vergadering. Vergeet niet, dat het belangrijk is om ook te luisteren naar de behoeften van collega’s en hierop in te spelen. Een inspirerende vergaderruimte is immers niet alleen afhankelijk van de omgeving, maar ook van de interactie tussen de deelnemers. Bij Dijkgraaf in Apeldoorn kunnen we je voorzien van een passend advies. Wij hebben collega’s die niet anders doen dan vergaderruimtes inrichten en met je meedenken. Je kunt ons altijd bereiken op 055 - 355 44 44 of mailen naar verkoop@dijkgraaf.nl en wie weet, zien we je binnenkort bij ons in de showroom.
